Тренд на цифровизацию бизнеса, переход на безбумажные технологии, автоматизацию и роботизацию бизнес-процессов, их оптимизацию, устранению лишних этапов, требующих рутинных и ручных операций – все это далеко не новые явления. Тем не менее, в сложившихся условиях вынужденной удаленной работы, ослабления экономической активности и грядущего долгосрочного кризисного периода это превращается в жизненно необходимую для выживания бизнес-задачу.

Автоматизация корпоративных процессов реализуется в различных IT-системах — ERP, CRM и т.д. Оптимизация касается и этих информационных систем, но именно бизнес-процессы обработки слабоструктурированных и тем более бумажных документов являются наиболее критичными для бизнеса в сложившихся условиях. Невозможность оперативного подписания договорных документов, невозможность своевременно получения подтверждающих актов, сложности обработки бумажных первичных учетных документов и пр. могут привести к коллапсу бизнеса. Именно эти процессы должны быть максимально перестроены для обеспечения выживания бизнеса в «эру удалёнки».

Отказаться от бумаги можно в 90% внутренних процессов

Несмотря на множество различных предубеждений и мифов, абсолютное большинство бумажных документов может быть устранено уже сегодня. По сути, сегодня не могут быть переведены в исключительно электронный вид только некоторые документы кадрового учета, в отношении которых в КЗОТ прописаны явные требования о необходимости подписания их в бумажном виде, и документы длительного срока хранения (более 15 лет), которые должны передаваться на хранение в государственные архивы. Обычно это не более 10% всего документооборота компании. Все остальные документы могут быть и должны быть переведены в исключительно электронный вид. Правда, для различных типов документов это потребует различного объема предварительной подготовки.

Проще всего отказаться от бумаги во внутреннем документообороте организации – контуре ОРД (организационно-распорядительная документация), управлении служебными записками, различными заявками, некоторыми видами кадровых документов, управлении локальной нормативной документацией, документами СМК (система-менеджмента качества) и пр. В принципе отказаться от бумаги можно просто правильно оформив нормативные документы, в которых необходимо описать процедуры и ответственность сотрудников за оформление, обработку и исполнение электронных документов и в каждом конкретном бизнес-процессе продумать вариант использования Простой Электронной Подписи (ПЭП). Уже это позволит радикально сократить скорость бизнес-процессов и обеспечит их работоспособность в уделенном режиме. Правда, наличие системы электронного документооборота (СЭД) дает несомненное преимущество.

• Во-первых, в ней реализованы механизмы простой подписи и, соответственно, унифицированы способы приданию документам юридической значимости.
• Во-вторых, СЭД обеспечивает возможность контроля исполнения регламентов обработки документов, их прослеживаемости, контроля качества и исполнительской дисциплины.
• В-третьих, СЭД предоставляет унифицированный интерфейс для работы пользователя с самыми разнообразными процессами и типами документов, механизмы уведомления пользователей и мобильные приложения, которые позволяют работать с документами не только удаленно, но и при отсутствии постоянного интернет-соединения. При этом стартовая цена лицензий на большинство российских СЭД не очень велика, и современные системы содержат уже в базовом комплекте поставки готовые решения для типовых бизнес-процессов и средства настройки «без программирования» (Low-Code) для создания специфичных для конкретной организации решения. (Более подробно об этом можно узнать, посмотрев запись вебинара «Как перевести на «удалёнку» документооборот и другие внутренние процессы компании: советы экспертов» )

Безбумажных договорной документооборот с контрагентами – необходимая мера сегодня

Следующим этапом может стать переход на безбумажный договорной документооборот с контрагентами. Этот шаг необходим для возможности заключать новые договоры в условиях удаленного взаимодействия, и радикальному сокращению сроков обработки. Для решения этой задачи имеются специальные сервисы Электронного Документооборота с контрагентами (операторы ЭДО). Вам просто надо заключить контракт с оператором и «уговорить» ваших контрагентов перейти на безбумажный обмен документами и подключиться к оператору. Сервис ЭДО, помимо обмена безбумажными документами, обеспечивает всё необходимое для использования Усовершенствованной Усиленной Квалифицированной Электронной (УУКЭП), обеспечивает хранение документов, может выступать в качестве доверенной третьей стороны при возникновении споров. Однако, несмотря на название, сервис ЭДО не обеспечивает полного цикла документооборота, а обеспечивает лишь обмен документами между контрагентами. Для того чтобы обеспечить полный цикл безбумажной обработки документов от инициализации до архивирования, необходимо настроить соответствующие процессы в СЭД организации, инструменты для этого есть в любой системе. Но и этого недостаточно, так как ручная «перекладка» документа из СЭД в личный кабинет оператора может сильно затормозить процесс и сделать его менее контролируемым. Для устранения этого разрыва необходимо настроить взаимодействие СЭД с сервисом ЭДО, и некоторые производители СЭД реализуют специальные модули для бесшовной интеграции с операторами ЭДО и настройки сценариев без программирования. При этом необходимо обеспечить возможность нанесения УУКЭП непосредственно в интерфейсе СЭД, эти механизмы входят в базовую поставку любой современной платформы СЭД.

Переход к безбумажной бухгалтерии, можно начинать сейчас

После этого шага совсем не сложно перейти к следующему этапу отказа от бумаги – переходу на безбумажную бухгалтерию и создание единого архива первичных документов. Этот шаг дает очень много выгод не только в объеме работы по ведению бухгалтерского документооборота, но и позволяет получить значительную экономию при обработке требований контролирующих органов, и снизить риски наложения взысканий за нарушение сроков исполнения. Для реализации этого шага можно напрямую интегрировать учетную систему с оператором, для этого у большинства операторов ЭДО имеются готовые модули. К сожалению, такой вариант решения не всегда самый оптимальный. В любой организации еще долгое время будет сохранятся и бумажный обмен бухгалтерскими документами (сегодня проникновение безбумажных технологий в этой области не более 15%). То есть в информационной системе организации будет два архива первичных документов – электронных в учетной системе, и бумажный архив.

Избежать этого можно создав единый архив финансовых документов в организации. Там могут храниться как электронные первичные документы, так и скан-копии бумажных документов. Такой способ хранения не только сокращает издержки на хранение документов, но и радикально упрощает подготовку ответов на требования контролирующих органов по предоставлению подтверждающих документов в электронном виде. Это позволит резко сократить как издержки на эти процедуры, так и возможные штрафные санкции. Однако для реализации этой задачи необходимо настроить еще один компонент системы – интеграцию учетной системы, в которой электронные первичные документы порождаются, и СЭД, в которой будут хранится все финансовые документы – договоры, доп. соглашения, акты и накладные, счета фактуры и пр., как безбумажные, так и скан-копии бумажных версий. Компоненты интеграции для наиболее распространенной учетной системы (1С, SAP) реализованы для большинства современных СЭД. Также современные СЭД включают в свой состав подсистемы организации потокового сканирования для минимизации ввода бумажных документов в архив. (Более подробно про внешний безбумажный документооборот можно узнать, посмотрев запись вебинара «Переход на тотально безбумажный документооборот с контрагентами. Сейчас или никогда!»)

При решении этих, практически необходимых для выживания в сложившихся условиях задач, в вашей организации будет создана полноценная современная инфраструктура для реализации самых разнообразных решений по переводу в безбумажный вариант процессов обработки организации и их дальнейшей оптимизации. Ведь современная СЭД является не просто приложением, которое обеспечивает решения ограниченного набора функций, описанных в данной статье. Помимо наличия базовой функциональности и перечисленных интеграционных модулей, современная СЭД содержит разнообразные механизмы кастомизации, не только посредством программирования, но и с использованием Low-Code инструментов, которые позволяют создавать различные решения без или с минимальным количеством программного кода. Что, в свою очередь, позволяет обеспечить быстрое создание приложений с использованием методик Agile, которые позволяют максимально сокращать цикл разработки и быстро и оптимально по стоимости реагировать на потребности пользователей и изменения в окружении вашего бизнеса.